Même si toutes les sociétés assujetties à la TVA en France ont le droit de déduire la TVA française sur les frais de déplacement, elles sont nombreuses à ne pas profiter de cette source d’économie. Les raisons sont multiples : manque de ressources en interne, risques de non-conformité avec pénalités importantes à la clé…

Comment calculer au mieux la TVA française déductible sur les frais de déplacement?

Les justificatifs de notes de frais arrivent souvent en masse au service de comptabilité et ils sont de toute nature. Il faut aller vite pour vérifier les montants, les saisir et souvent ils ne sont pas 100% conformes pour permettre la déduction de la TVA française. On estime qu’environ 25% des justificatifs doivent être corrigés. L’option d’ajouter la déduction de la TVA française à la charge de travail nécessite de la main d’œuvre supplémentaire pour s’assurer que tout est fait selon les règles comptables.

Compte tenu de ces contraintes, de nombreuses sociétés ont fait le choix de ne pas déduire la TVA française de leurs notes de frais, malgré le potentiel d’économie évident. Sachez que des solutions externes existent, sans frais fixe, grâce à des logiciels qui calculent votre TVA déductible et des équipes d’experts qui valident la conformité des justificatifs. À l’aide de cette technologie et expertise, vous pouvez profiter sans surcharge de travail de ces économies substantielles qui peuvent monter à plusieurs centaines de milliers d’euros . Dans tous les cas de figure, les règles de déductibilité de la TVA française sur les notes de frais et la conformité des justificatifs doivent être correctement prises en compte par l’entreprise, pour ne pas risquer des pénalités importantes en cas de contrôle fiscal.

Quels sont les frais de déplacement éligibles à la déduction de la TVA française ?

  • Frais d’hôtels pour les invités
  • Frais de restauration
  • Frais de réception
  • Carburant
  • Péage
  • Parking
  • Télécommunications
  • Fournitures

Tous les justificatifs avec TVA déductible doivent être listés informatiquement pour justifier le montant de TVA déductible sur la déclaration CA3. Vous pouvez déduire la TVA française jusqu’à deux ans en arrière.

Exemples de mise en conformité des justificatifs

  1. Certains justificatifs, après analyse, doivent être mis en conformité, par exemple les notes de restaurant d’un montant supérieur à 150€ HT doivent être libellées au nom et à l’adresse de votre entreprise. Il faut donc demander des factures rectificatives aux restaurants concernés.
  2. Toutes les factures doivent être libellées au nom et à l’adresse de l’entreprise et comporter un certain nombre de mentions obligatoires comme le numéro de TVA, le taux et le montant de TVA, le montant HT,  le montant TTC. En l’absence de telles mentions, elles ne sont pas conformes. Des factures rectificatives doivent être demandées auprès des fournisseurs.

Conclusion

Il n’est donc pas étonnant qu’un très grand nombre de sociétés ont choisi de ne pas déduire la TVA française sur les notes de frais. La bonne nouvelle est que des solutions existent, alliant technologie et expertise humaine, qui garantissent une déduction et une conformité de la TVA française à 100%. Nous proposons de vous accompagner dans la mise en oeuvre. Contactez-nous !