Ne pas laisser filer les sommes qui vous reviennent

Au rang des démarches qui complexifient la vie de l’entreprise, la récupération de la TVA tient une bonne place. Devant les procédures, il est une lassitude qui peut s’entendre. Or, c’est là un dû. Si les entreprises collectent la TVA pour le compte de l’État, elles sont aussi en droit de récupérer la TVA payée dans le cadre des opérations économiques engagées dans leurs activités. À cet égard, le cas du remboursement des frais professionnels est tout à fait emblématique. Or, on ne sera pas surpris d’apprendre que les grandes sociétés, très souvent, ne réclament pas ces sommes. Des sociétés qui disposent pourtant de comptables, de tax managers, de DAF. Aussi, on conçoit sans difficulté que l’affaire peut être plus délicate encore pour les petites entreprises, alors même qu’il y a là de belles économies à réaliser. C’est dans cette perspective que s’est créée TVA Conseil (aujourd’hui liée au groupe international VAT IT). Naturellement, toutes les sociétés assujetties à la TVA ont l’habitude de la gérer. Elles font leurs déclarations. Elles soustraient la TVA dépensée à la TVA collectée, et versent la différence au FISC. Mais, dès lors qu’il est question d’une TVA dépensée au sein d’un autre pays, les choses se compliquent.

À chaque pays ses normes

À Rome, dit l’adage, fais comme les romains. Il en va de même en Belgique, en Angleterre ou à Bahreïn. Les questions fiscales deviennent ainsi des questions culturelles, en tout cas administratives et linguistiques. Il faut suivre leurs règles, comme il se doit, pour être remboursé. Les choses sont encore gérables lorsque l’on n’a qu’un seul pays de destination. L’équipe comptable s’appropriera les règles belges, hongroises ou suisses. Mais si l’activité concerne à la fois la Suisse, la Hongrie et la Belgique, alors l’affaire se fait autrement plus inquiétante. Ce ne sont plus les mêmes documents qui sont demandés, les formulaires et les questions sont toujours rédigés dans la langue locale, il faudra ainsi passer par un traducteur, perdre de l’argent, du temps et, souvent, le remboursement… en abandonnant de guerre lasse. Lorsque les autorités fiscales du pays en question adressent des demandes (afin d’obtenir une preuve de paiement, une copie du contrat avec le fournisseur ou un certificat de livraison, par exemple), c’est la panique. Ou, là encore, la lassitude. Et le risque est grand de se retrouver hors délais. Délais dont on notera qu’ils varient d’un pays à l’autre…

S’appuyer sur la référence du marché

En tant que mastodonte du secteur, le groupe VAT IT connaît chaque variation dans les réglementations locales et entretient des relations avec les autorités fiscales de chaque pays. Ces dernières savent que l’activité unique du groupe, c’est le remboursement de la TVA. Elles connaissent aussi son business model et n’ignorent pas qu’il se fait payer à la commission. Tout est réglo, c’est une chose que peu de questions sont posées et les démarches y gagnent en fluidité. Côtés clients, TVA Conseil brasse large. En effet, quiconque est soumis à la TVA française trouvera aussi matière à solliciter les services de ces experts en optimisation des remboursements. Avec une vingtaine de sociétés cotées au CAC 40 (soit la moitié….) et toutes sortes de PME, TVA Conseil se présente en interlocuteur privilégié. Les entreprises qui ne sont pas encore pluggée sur des logiciels de gestion de notes de frais, qui n’ont pas encore pris le virage de la digitalisation qui, en un mot, usent encore du format papier pour leurs notes peuvent compter sur la prise en charge de TVA Conseil. Celles qui ont pu investir dans l’outil de gestion auront aussi tout intérêt à passer par ses services, car TVA Conseil, à la pointe en matière d’automatisation, récupère la data numérisée et la traite avec agilité.

La technologie, vécue comme une aide précieuse, ne saurait pourtant effacer les manières premières d’une entreprise qui fait grand cas du conseil et du support humain. Il y a cette idée que, dans un flot de démarches parfois froides, il importe de ne pas négliger la singularité de chacun.