Des conseils pour maximiser la récupération de la TVA sur les frais de voyage et de représentation
La récupération de la TVA sur les frais engendrés par les voyages d’affaires et de représentation est une source d’économie importante et souvent inexploitée par les entreprises. Voici quelques conseils qui vous donnent des avantages certains par rapport à vos concurrents non-éclairés à ce sujet.
Il n’y a rien de plus négatif pour l’avenir de son entreprise que de se préoccuper des finances lorsqu’il s’agit des voyages d’affaires. C’est un véritable casse-tête qui freine à coup sûr la croissance et les opportunités de l’entreprise. Bien que le processus de récupération de la TVA soit connu pour être complexe et difficile à gérer, les entreprises ne peuvent plus se permettre de rester les bras croisés et laisser passer d’importantes opportunités d’économies grâce à la récupération de la TVA.
Quelle est donc la solution lorsque ces processus deviennent de plus en plus complexes et les budgets de plus en plus serrés ? Cet article de blog explore la récupération de la TVA sur les dépenses engendrées par les voyages d’affaires et la meilleure manière de trouver et de gérer des opportunités de récupération de la TVA.
Qu’est-ce qui entre dans la catégorie « voyages d’affaires et de représentation » (T&E) ?
La première étape pour maximiser la récupération de la TVA est de savoir ce qui peut être récupéré. Bien que les règles et réglementations spécifiques diffèrent selon le pays dans lequel vous voyagez, la plupart des entreprises peuvent récupérer la TVA sur les frais de voyage et de représentation si celles-ci :
- ont des employés qui voyagent dans le cadre de leur travail.
- possèdent plusieurs succursales dans le monde entier.
- participent fréquemment à des salons professionnels, des conférences ou des expositions.
- appartiennent à l’industrie pharmaceutique, automobile ou manufacturière.
- offrent des solutions basées sur l’informatique cloud et ont besoin de serveurs hébergés dans plusieurs juridictions.
Les défis de la récupération de la TVA internationale
Malgré le large éventail de possibilités de récupération de la TVA internationale, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à la récupérer correctement. Qu’est-ce qui fait obstacle à la récupération de la TVA si les économies réalisées vous reviennent de droit ?
En règle générale, les difficultés les plus courantes rencontrées lors de cette démarche se résument ci-dessous :
- Des délais et des règles spécifiques à chaque pays, ainsi que des pratiques administratives différentes en matière des dossiers de soumission de la TVA.
- Le manque d’expertise en matière de législation étrangère, de connaissance linguistique et de relation avec les autorités fiscales locales.
- Le besoin de ressources pour identifier les possibilités de récupération de la TVA.
- Des demandes de remboursement incorrectes ou incomplètes.
Comment maximiser la récupération de la TVA sur les frais de voyage et de représentation ?
Trop souvent, les entreprises se contentent de regarder les défis associés à la récupération de la TVA et considèrent que cela fait partie intégrante de leur activité. Pendant ce temps, leurs concurrents peuvent récupérer jusqu’à 25 % de leurs frais de voyage et de représentation à l’étranger, maximiser les économies réalisées et injecter des liquidités essentielles dans leurs entreprises. Qu’est-ce qui distingue les demandes de remboursement réussies de celles qui ne le sont pas ? Voici ce que vous devez savoir :
Travailler avec les bonnes agences
De nombreuses entreprises font appel à des agences d’événementiel pour gérer leurs incitations en matière de voyages et de divertissements, et ce, à juste titre. Cela permet d’économiser du temps et des ressources en termes de planification. Toutefois, en ce qui concerne la récupération de la TVA, le recours à des prestataires de services événementiels constitue un obstacle de taille. En effet, certaines agences d’évènementiel sont soumises au régime de TVA sur marge (TOMS). En quoi cela concerne-t-il votre entreprise ? Lorsque le régime de TVA sur marge s’applique, les entreprises ne peuvent pas récupérer la TVA. En effet, la plupart des coûts encourus sont considérés comme des coûts indirects, ce qui a un effet déterminant sur le processus de récupération de la TVA. Au lieu de cela, la meilleure pratique consiste à travailler avec un mandataire qui agit au nom du client, lui permettant ainsi de récupérer la TVA en son nom.
Comprendre les exigences de chaque pays
En fin de compte, si vous gérez le processus de récupération en interne, sa réussite dépend de votre capacité à comprendre les exigences de chaque pays en ce qui concerne le processus de récupération de la TVA. Il s’agit notamment des délais, des exigences en matière des dossiers de soumission, des instructions relatives au libellé des factures et des processus d’archivages. Toutefois, l’examen des factures nécessite une connaissance approfondie des règles de TVA des pays concernés et des conditions requises pour qu’une facture soit éligible au remboursement de la TVA.
Automatiser la récupération de la TVA
Les processus manuels de récupération de la TVA comportent toujours un risque d’erreur humaine, qui peut vous faire perdre jusqu’à 25 % des coûts encourus. Vous pouvez éliminer l’erreur humaine et augmenter le rendement de vos déclarations de TVA d’un seul coup grâce aux solutions de récupération automatisée de la TVA.
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Cet article a été initialement publié sur le site de VAT IT Reclaim
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