La facturation électronique BtoB sera obligatoire en France à partir de 2024
Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique (e-invoicing) est obligatoire pour les transactions entre les entreprises et le secteur public. Le déploiement de la facturation électronique obligatoire entre entreprises assujetties à la TVA, introduit par la loi de finances 2020, sera progressif :
- 1er juillet 2024 : en réception à l’ensemble des entreprises et en transmission pour les grandes entreprises
- 1er janvier 2025 : en transmission aux entreprises de taille intermédiaire
- 1er janvier 2026 : en transmission aux TPE/PME
Quelles sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique est un moyen efficace, automatisé, sécurisé et rentable pour les entreprises de gérer leur facturation et de se conformer aux obligations en matière de TVA.
- Le coût d’une facture électronique est 8 fois moins qu’une facture papier
- A terme les déclarations de TVA seront préremplies.
- Les fraudes seront détectées plus facilement
- Le suivi de l’activité se fait en temps réel.
Quelles sont les spécificités d’une facture électronique ?
Une facture électronique n’est ni une facture papier numérisée ni un simple document sous forme électronique. Non, la facturation électronique décrit un système complet d’enregistrement et de soumission des factures.
Il existe à la fois des règles spécifiques sur comment les factures électroniques doivent être structurées et sur la façon dont les factures électroniques sont transmises.
La facturation électronique exige la mise en place d’un système permettant à la fois de créer et d’échanger des factures conformément à la réglementation locale. Les entreprises sont également tenues de conserver les factures électroniques numériquement pendant une durée d’au moins 3 ans en France. Ensuite vous êtes libres d’archiver la facture soit sous format papier, soit au format électronique.
Comment créer une facture électronique ?
Comme pour la facturation papier, le processus de facturation électronique exige une conformité spécifique. Les factures électroniques doivent être émises automatiquement par l’ERP de l’entreprise. Afin de créer efficacement des factures électroniques, une entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du logiciel approprié. La technologie doit également être configurée pour respecter le format spécifique exigé par les autorités locales. Les factures électroniques seront préalablement validées par le fournisseur avant d’être déclarées par la suite auprès de l’administration fiscale.
Les entreprises qui utilisent les factures électroniques doivent également être en mesure de transmettre et de recevoir des factures électroniques d’autres entreprises.
Lorsqu’un système de facturation électronique est correctement configuré, l’ERP produit et transmet la facture électronique au destinataire approprié.
Comment les factures électroniques seront-elles partagées ?
La plateforme publique, Portail Public de Facturation (PPF) sera capable de transmettre et recevoir les données de facturation. Elle assurera un service minimum gratuit aux entreprises, notamment aux plus petites. Des plateformes privées, Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pourront également transmettre et recevoir des factures électroniques avec en plus des services à valeur ajoutée pour un meilleur suivi et archivages des factures. Ces plateformes devront être immatriculées par l’administration fiscale. La plateforme Chorus Pro, conçue dans le cadre de l’obligation de facturation électronique auprès des administrations publiques sera ainsi adaptée pour les obligations B2B. La plateforme de dématérialisation aura la charge de la validation et de l’envoi des factures aux finances publiques françaises.
Les normes internationales de facturation électronique, telles que PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) permettent la transmission des factures électroniques à l’international. En utilisant un point d’accès PEPPOL, une entreprise se connecte au réseau PEPPOL. Ce faisant, l’entreprise peut facilement partager ses factures avec d’autres entreprises connectées au réseau.
PEPPOL est actuellement utilisé dans un certain nombre de pays de l’Union européenne.
Quand une entreprise doit-elle émettre des factures électroniques ?
Les autorités fiscales du monde entier privilégient de plus en plus les normes électroniques, notamment la facturation électronique et les déclarations de TVA dématérialisées.
Il n’est donc pas surprenant que la facturation électronique soit désormais obligatoire dans de nombreux pays.
Compte tenu de la complexité de l’introduction de la facturation électronique, en particulier pour les petites entreprises, de nombreux gouvernements, comme la France, ont adopté une approche progressive du déploiement de la facturation électronique obligatoire.
Comprendre vos obligations en matière de facturation électronique peut être complexe, surtout si votre entreprise émet des factures dans plusieurs pays. Il n’existe pas de cadre universel pour la création et l’émission de factures électroniques. Chaque pays élabore ses propres règles spécifiques.
Les entreprises ayant des obligations internationales en matière de TVA doivent donc demander l’avis d’un expert si elles ne sont pas certaines de leurs obligations dans chaque juridiction. Si elles ne respectent pas le format de facturation électronique local spécifié, elles s’exposent à des sanctions.
Comment une facture électronique peut-elle aider la TVA ?
Dans de nombreux pays, la facturation électronique s’inscrit dans le cadre d’une évolution plus large vers la conformité à la TVA par voie électronique. Si vous n’émettez pas de factures électroniques dans le format prescrit, conformément à la réglementation locale, vous risquez d’enfreindre les règles de la TVA.
La facturation électronique produit un enregistrement numérique clair et immuable des transactions entre entreprises. La facturation électronique renforce donc le respect de la TVA en rendant l’évasion fiscale beaucoup plus difficile.
Afin de garantir une conformité totale à la TVA, les entreprises ont besoin d’un logiciel flexible qui leur permette de répondre efficacement à toutes les exigences actuelles et futures en matière de déclaration électronique de la TVA (e-reporting).
Les factures électroniques présentent elles des avantages commerciaux ?
Dans de nombreux cas, les entreprises passent à la facturation électronique en raison des exigences légales. Cependant, les factures électroniques offrent également un certain nombre d’avantages commerciaux, à condition que la bonne technologie soit en place.
La facturation électronique automatisée est plus rapide, plus efficace et plus précise. Il est également beaucoup plus facile d’assurer le suivi de toutes les factures, ce qui permet aux responsables d’obtenir des informations concrètes sur les flux de trésorerie et d’autres paramètres financiers. Les factures électroniques sont également plus sûres et plus faciles à stocker.
Quels sont les risques liés à l’émission de factures électroniques ?
La facturation électronique étant un processus automatisé, vos systèmes de facturation doivent être correctement configurés. Une facturation électronique mal configurée peut entraîner des données financières incorrectes et faire courir à votre entreprise le risque d’enfreindre la réglementation en matière de facturation.
Le reporting en temps réel et la facturation électronique rendent également les données de l’entreprise plus transparentes pour les autorités fiscales. Toute irrégularité ou problème de non-conformité est susceptible d’être détecté et sanctionné. Il est donc essentiel de s’assurer que votre système de traitement des factures électroniques est correctement configuré.
Comment garder une longueur d’avance en matière de facturation électronique ?
La facturation électronique est l’une des composantes des obligations de conformité d’une entreprise. Afin de tirer le meilleur parti de votre système de facturation électronique, il est souvent utile de commencer par procéder à une évaluation minutieuse de toutes les obligations en matière de facturation et de reporting.
De préférence, vous aurez besoin d’une solution intégrée de conformité de facturation électronique qui garantit que toutes les tâches de déclaration, d’enregistrement et de conformité sont effectuées de manière efficace, transparente et correcte.
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